Filtro de e-mail: o que é, como e por que usar na sua conta?

Os filtros de e-mail existem e estão disponíveis em todos os bons serviços de e-mail, até mesmo nos gratuitos, mas apesar disso, muitos usuários desconhecem sua existência, ou quando conhecem ou não sabem como usá-los e para tudo que servem e o que podem fazer por eles.

Devidamente criados e configurados, constituem uma poderosa e eficiente ferramenta de administração de uma conta de e-mail.

Por essa razão, em nosso bate-papo de hoje, vamos explicar o que são, em que situações podem ser úteis e como criar filtros úteis no gerenciamento do correio eletrônico.

O que é filtro de e-mail?

Como o nome sugere, um filtro de e-mail é um recurso que realiza a seleção de acordo com determinados critérios do que passa ou não para a caixa de entrada da conta de e-mail, bem como um conjunto de ações sobre seu conteúdo.

Quem conhece os filtros de e-mail, muitas vezes os associa ao controle de SPAM e na verdade, é o uso mais comum que se conhece deles.

Mas não é só para essa finalidade que eles se prestam.

Da mesma forma que é possível definir o que é feito com uma mensagem que constitui lixo eletrônico, pode-se determinar diferentes ações para mensagens que tenham características variadas, quanto ao remetente, ao assunto, ao corpo da mensagem, cabeçalho e até mesmo mensagens de erro.

Importância do filtro de e-mail

O e-mail ainda é o serviço mais importante e mais usado por pessoas e empresas e por isso dispor de recursos para além do simples envio, recebimento e leitura, é crucial.

Quando se vê o que é possível fazer usando os filtros de e-mail mais sofisticados e completos, ou mesmo alguns mais simples, o trabalho de organizar as mensagens recebidas, é muito fácil. Na verdade, pode ser quase que totalmente automatizado.

Suponhamos que a sua conta de e-mail profissional seja usada para comunicação com inúmeros fornecedores, parceiros e outros tipos de contatos comerciais, o que é bastante comum dependendo do negócio e do seu tamanho.

Localizar mensagens de qualquer deles em meio a todas a demais, dentro de uma caixa de entrada, pode ser uma tarefa que consuma muito tempo, especialmente aquelas que tenham aspectos comuns com a totalidade de mensagens recebidas.

Você pode classificá-las manualmente, selecionando, arrastando e soltando diretamente nas pastas criadas para cada contato? Sim, pode. Mas quanto tempo você perde fazendo isso todos os dias?

A quantidade de tempo pode ser significativa em muitas áreas de uma empresa. Sem contar erros que podem ser cometidos nessa tarefa.

Com filtros de e-mail devidamente criados e configurados, cada mensagem recebida automaticamente será alocada segundo os critérios que você definir, de tal forma que se você receba orçamentos e relatórios da empresa XPTO, as mensagens sejam automaticamente armazenadas nas respectivas subpastas de orçamentos e relatórios da pasta XPTO.

Cômodo e prático, não é mesmo?!

Assim, um bom e bem pensado conjunto de filtros de e-mail, contribui para:

• Organização – as mensagens são separadas em pastas diversas, segundo suas necessidades e desejos;

• Economia de tempo – evita que se tenha que fazer o “arquivamento” manual das mensagens por critérios como remetente e assunto, economizando um tempo valioso;

• Produtividade – nas tarefas que exigem uso das informações que precisam ser recuperadas ou consultadas, é mais rápido localizar o que se procura, contribuindo para a produtividade;

• Segurança – além das informações serem armazenadas de forma mais adequada, o filtro não é “enganado” por algumas técnicas de spoofing de e-mail, que é quando um remetente se faz passar por outro. É mais seguro também, porque é mais improvável que você remova por engano, situação que pode ser comum quando todas as mensagens dos mais diferentes remetentes estão misturadas umas com as outras em uma caixa de entrada;

• Administração – administrar a conta para que ela não ocupe demasiado espaço em disco, seja na hospedagem, seja no dispositivo, é mais prático também;

• Melhor controle de lixo eletrônico – eventual SPAM que não seja detectado e filtrado, é mais facilmente localizado, porque haverá menos mensagens na caixa de entrada;

• Automatização – particularmente no caso do painel de controle cPanel, entre as ações disponíveis, há a possibilidade de encaminhar uma mensagem para um programa e, portanto, suponhamos que você tenha algum sistema que seja alimentado com informações recebidas por e-mail, pode-se programar tal encaminhamento sem que se tenha que realizar o processo manualmente;

• Controle – outra conveniência para quem usa cPanel, é a possibilidade de uso de expressões regulares, que torna a filtragem mais poderosa, refinada e inteligente e que combinada com a avaliação de números, permite criar recursos de controle para inúmeras situações. Suponha que você receba inúmeros dados, mas que na condição de que alguns valores ocorram, determinadas pessoas da empresa precisem receber um SMS (automatização), isso é possível;

• Personalização – ainda para usuários do cPanel, é possível criar filtros por usuários e filtros globais, ou seja, para cada conta de e-mail e para todas contas do domínio, de tal forma que é possível ter diferentes níveis de personalização.

Como criar filtros de e-mail no cPanel?

Conforme dissemos, os filtros estão disponíveis na maior parte dos bons serviços de e-mail. Nem todos têm ou oferecem aos seus usuários. E mesmo os que têm, podem apresentar particularidades de uso e formas diferentes de criação / configuração.

Por essa razão, vamos nos dedicar a criar / configurar filtros de e-mail do painel de controle cPanel, que é o que os usuários da HostMídia têm à sua disposição.

Outra importante observação, é que indicaremos apenas os principais passos para criação de um filtro, visto que questões como uso de expressões regulares e automatização, por si só são assuntos bastante mais amplos e que produzem vários desdobramentos.

1. Criação das pastas

Antes de criar qualquer filtro, o primeiro passo consiste em criar as pastas para as quais as mensagens devem ser enviadas nas respectivas contas de e-mail.

Essa providência é necessária, pois tão logo cada regra / filtro é criado, imediatamente ele passa a funcionar e, portanto, se alguma mensagem atender aos critérios contidos no filtro, a ação correspondente é executada.

A estrutura de pastas em uma conta de e-mail, é semelhante a que você tem de diretórios no seu sistema operacional. Logo, você pode ter um diretório fornecedores e dentro dele, diretórios para cada tipo de insumo / serviço (ex: matéria-prima, serviços, terceirizados, etc) e por sua vez, pastas com os nomes das respectivas empresas.

Pensar nessa estrutura, vai lhe ajudar futuramente cada vez que tiver que consultar e localizar uma mensagem.

2. Acessar o Painel de Controle (cPanel)

É no painel de controle (cPanel) que você cria, altera ou remove os filtros eventualmente existentes.

Os ícones dos filtros de e-mail do cPanel estão agrupados no item E-Mail do painel e aparecem sob os nomes de “Filtros de e-mail globais” e “Filtros de e-mail”.

Os filtros globais são aqueles cujas regras se aplicam a todas as contas do domínio e, portanto, requerem mais cuidados na sua criação / configuração.

Por afetarem todas as contas, recomendamos essa opção apenas para usuários avançados e que estejam familiarizados com o funcionamento do recurso.

3. Filtros de e-mail

Como mencionamos, o indicado para iniciantes, é criar filtros para contas específicas e não globais. Sendo assim, ao clicar na opção “Filtros de e-mail”, será exibida uma página com a lista de contas criadas sob o domínio e ao lado o link “gerenciar filtros”.

Na página seguinte, clique no botão “Criar um novo filtro”.

Ao fazê-lo, uma série de opções será exibida, conforme segue:

• Nome do filtro – é nome que você dará ao filtro, ressaltando que quanto mais filtros você criar, futuramente um nome sugestivo e explicativo, ajudará a localizá-lo se for necessário alterá-lo, consultá-lo ou mesmo removê-lo;

• Regras – essa é a parte relativa à filtragem propriamente dita e que envolve as condições que devem ser verificadas;

• Ações – quando as regras forem atendidas, uma ação correspondente é executada, como por exemplo, envio para uma pasta específica;

• Criar – o botão criar deve ser clicado quando os campos anteriores foram devidamente preenchidos ou selecionados e verificados quanto à sua exatidão.

4. Compreendendo um filtro básico

A parte mais importante de um qualquer filtro de e-mail, são as regras. Compreender o que elas são e como ocorre seu funcionamento, depende apenas de um pouco de lógica e dos elementos básicos que compõem uma mensagem de e-mail.

Você deve escolher alguma parte da mensagem e uma condição dela, para que uma vez que ocorra – ou não – uma ação em seguida seja desencadeada.

Tipicamente toda mensagem tem:

• Remetente – e que no campo select das regras corresponde a “De”. É o endereço de e-mail “De” quem você recebeu o correio eletrônico;

• Assunto – equivale ao valor “Assunto” no primeiro campo select. Quando se quer usar algum conteúdo presente no assunto das mensagens, é esse valor que deve ser selecionado;

• Destinatário – corresponde ao endereço do destinatário e ao valor “Para”, mas que além do seu próprio e-mail, pode conter outros, quando uma mensagem é enviada para mais de um destinatário;

• Qualquer destinatário – equivale ao anterior e utiliza-se nas situações de mensagens com dois ou mais destinatários;

• Responder para – também conhecido como reply-to e que aqui aparece com o valor “Responder”, é o campo de endereço eletrônico para resposta, geralmente usado em serviços de e-mail Marketing, quando a conta para receber interações não é a mesma que faz os envios;

• Corpo da mensagem – o corpo da mensagem e que tem o valor “Corpo”, consiste da mensagem propriamente dita;

• Cabeçalho de e-mail – cabeçalho de uma mensagem de e-mail, é o conjunto de informações que o serviço de e-mail usa para identificar cada mensagem e que contém todas as informações acima, bem como outras. Nas regras, aparece sob o valor “Qualquer cabeçalho”;

• Mensagem de erro – mensagens que você enviou e não puderam ser entregues, retornam como mensagens de erro para sua caixa de entrada e para as regras, devem ter o valor “É uma mensagem de erro”;

• ID – todo serviço de e-mail atribui um ID (identificador) único para cada mensagem. O valor disso para um filtro, aparece como “Listar ID”;

• SPAM – mensagens que sofreram filtragem quanto à possível SPAM, que no caso fo cPanel é feito pela ferramenta SpamAssassin, tem um “Status do spam” (yes / no), tem uma “Barra de spam” (“+” até “+++++++++”) e “Pontuação de spam” (0,0 até 10,0).

Ou seja, qualquer destes aspectos acima pode ser escolhido para avaliação.

E como ou o que é avaliado?

No campo ao lado, existem as opções quanto à avaliação:

• Contém – significa que toda mensagem que contiver uma determinada palavra no campo “De” (remetente), estará sujeita a ação. Se por exemplo, você preenche no terceiro campo (abaixo) com “com”, mensagens cujos remetentes forem endereços como “comunicacao@xpto.net.br”, “vendas@compreagora.org”, “suporte@xpto.com.br” e “blog@xpto.com”, serão processadas de acordo com a ação escolhida, pois todas contém a string “com”;

• Correspondências regex – refere-se ao uso de expressões regulares para serem verificadas e como adiantamos, não abordaremos aqui;

• Não contém – é o inverso da primeira, ou seja, para os 4 endereços que usamos como exemplo, não haverá processamento. No entanto, se em vez disso você receber uma mensagem de “vendas@xpto.net.br”, ela estará sujeita à regra;

• Equivale a – essa condição deve ser interpretada como “é igual a” e que na prática significa que a palavra inteira e não apenas uma parte qualquer dela deve ser igual ou idêntica. Se você preenche o terceiro campo com “apple@apple.com”, somente quem usar exatamente esse remetente terá sua mensagem processada. Já a mensagem “apple@app1e.com”, não será, pois se notar, substituímos o “l” do domínio pelo número “1”, que se assemelham e podem enganar os mais desatentos. Inclusive essa é uma das “técnicas” de spoofing de e-mail;

• Começa com – use essa condição quando desejar que apenas sejam processadas mensagens que iniciarem com determinada string e que no caso do primeiro exemplo, afetaria apenas “comunicacao@xpto.net.br”, mas deixaria de fora as outras 3;

• Termina com – análoga à acima, mas considerando a correspondência da string no final do endereço de e-mail, no caso e sendo assim, apenas o quarto endereço seria processado (blog@xpto.com);

• Não começa com – é o inverso de “começa com” e por essa razão, ficaria de fora “comunicacao@xpto.net.br”, mas seriam processadas as outras 3;

• Não termina com – é o inverso de “termina com” e sendo assim, não seria submetida a nenhuma ação a mensagem vinda de blog@xpto.com, mas as outras 3, sim;

• Não corresponde a – essa condição é a oposta a “equivale a”, ou em outras palavras, é o mesmo que é diferente de. Neste caso, a tentativa de enganar usando um domínio que parecesse com “apple.com”, mas que na verdade usa o “1” no lugar do “l”, seria processada. Na verdade, tudo o que não for exatamente igual, sofrerá a ação escolhida;

• Está acima – deve ser usada como condição apenas quando o campo escolhido for exclusivamente numeral e pelo que sugere, quando o número estiver acima do valor que você determinar;

• Não está acima – é o inverso da anterior e também só aplicável em campos com valores apenas numéricos. Se você determinou por exemplo, o valor 100, tudo que estiver abaixo de 100 e o próprio número 100, será processado;

• Está abaixo – parecesse com a condição imediatamente acima, no entanto, para o exemplo dado, as mensagens que eventualmente contiverem o 100, não serão processadas;

• Não está abaixo – é o inverso da anterior e tal como as três acima, é exclusiva para campos apenas numéricos.

A opção além das regras, fica localizada mais à direita e refere-se aos operadores “E” e “OU”.

Você pode combinar duas ou mais regras, clicando no botão “+” que vai permitir definir uma segunda, uma terceira ou enésima regra e escolher se elas se combinam.

Digamos que não baste uma condição para que uma mensagem seja realocada para uma determinada pasta, mas que duas precisem ser verificadas. Nesse caso, usa-se ao operador “E”, indicando que as duas precisem ser satisfeitas.

Mas se apenas uma entre duas ou mais bastarem, selecione o operador “OU”, indicando que apenas uma ou apenas a outra são suficientes para desencadear a ação.

5. Escolhendo a ação

Para efeito do que exemplificamos até aqui, o mais comum é determinar uma pasta para a qual a mensagem será movida e para isso, você seleciona a opção “Entregar para pasta”. Abaixo aparecerá o botão para “procurar” e que uma vez clicado, exibirá a árvore de pastas que você tem criada na respectiva conta de e-mail.

Mas há outras opões além dessa:

• Descartar mensagem – essa ação faz com que a mensagem seja enviada para a lixeira;

• Redirecionar para e-mail – no campo abaixo informe uma conta de e-mail para a qual deseja que seja enviada. Funciona como redirecionamento de e-mail;

• Falha na mensagem – aparecerá como mensagem de erro para o remetente;

• Parar regras de processamento – essa ação é usada quando se deseja interromper um processamento anteriormente configurado, mas não se quer deletar o filtro criado;

• Redirecionar para um programa – no campo disponível abaixo, deve-se informar o path de onde está localizado o programa que irá processar a mensagem, ressaltando que ele deve estar na conta de hospedagem.

Ao clicar no botão “Criar”, não havendo nenhum erro – geralmente nos campos de fornecimento de informações – será exibida a mensagem que o filtro foi criado com sucesso e ele passará a ser listado pelo nome que foi fornecido, na página inicial de filtros, onde você antes clicou no botão “Criar um novo filtro”.

Conclusão

Filtros de e-mail são poderosas ferramentas que servem para organizar e melhorar a produtividade, para controlar e até na segurança de uma conta de e-mail.