E-mail

O que é e-mail “pega-tudo”, como usar e suas vantagens?

O serviço de e-mail ainda é dos recursos mais importantes quando se pensa na presença de marcas / empresas na Web e por essa razão, administrar e fazer uso adequado dos recursos disponíveis, é essencial.

Dentre tudo o que há associado a esse serviço fundamental, o e-mail ou endereço padrão – também conhecido como e-mail “pega-tudo” – é um recurso valioso e que se bem usado, potencializa ainda mais o serviço de correio eletrônico.

Hoje aprenderemos o que é, vantagens e desvantagens, bem como usar do modo mais eficiente.

O que é endereço padrão ou e-mail “pega-tudo”?

Endereço padrão, e-mail padrão ou mais popularmente conhecido como e-mail “pega-tudo”, é um recurso dos principais serviços de e-mail, que tem como função aceitar todas as mensagens de correio eletrônico que são enviadas a um domínio, mesmo quando a conta de e-mail não exista.

Suponhamos que existam apenas três contas de e-mail sob o seu domínio: suporte@meudominio.com.br, comercial@meudominio.com.br e contato@meudominio.com.br.

Porém, alguém que deseja fazer contato com a área de Vendas, confundiu-se e ao preencher o campo de destinatário, utilizou vendas@meudominio.com.br e não comercial@meudominio.com.br.

Se não estiver habilitado o e-mail “pega-tudo”, a mensagem simplesmente será devolvida ao remetente e na mensagem de erro aparecerá “no such user here” ou algo similar, como “usuário desconhecido” ou “não existe esse usuário”.

Pior quando for uma mensagem em inglês e que para a maioria que não sabe nada do idioma, não esclarece a razão da devolução, fazendo com que em alguns casos, o remetente simplesmente desista de fazer o contato.

O resultado é uma venda perdida!

Por outro lado e como é de se supor a essa altura, ao ter o recurso ativo e configurado, pelo menos uma das três contas existentes, receberá essa mensagem hipotética e de todos os outros endereços de correio que forem digitados, exceto os corretos e existentes. Nestes casos, as respectivas contas é que as receberão.

Por que ter um e-mail “pega-tudo” (vantagens)?

Para muita gente, o exemplo que demos anteriormente para explicar o funcionamento do e-mail padrão / “pega-tudo”, já constitui uma vantagem suficientemente boa para justificar o seu uso. Porém há outras vantagens.

Contatos comerciais – não perder contatos comerciais, deve ser encarado como qualquer contato que tenha como desdobramento o bom funcionamento do negócio e que pode incluir possibilidades de parcerias e ampliar a rede de fornecedores, por exemplo;
Readequação de endereços – tendo como base a situação hipotética mencionada (vendas vs comercial), se identificamos que ela ocorre frequentemente, readequar o endereço para usuário vendas em vez de comercial, pode ser interessante;
Outros possíveis contatos – partindo dos três únicos endereços, se identificamos que é frequente receber mensagens encaminhadas para financeiro@meudominio.com.br, pode ser indicador de que criar e disponibilizar um contato destinado a esse fim, seja importante;
Erros de digitação – erros de digitação são comuns, principalmente com palavras incomuns ou que tem grafia diferente do usual, como em nomes próprios, nomes estrangeiros e até determinadas palavras. Por exemplo, as pessoas são levadas a digitar cobrança em vez de cobranca@meudominio.com.br, o que naturalmente acarretará em devolução da mensagem.

Por que não ter um e-mail “pega-tudo” (desvantagens)?

Nem tudo são flores, afinal é difícil imaginar algo que sejam só vantagens ou traga apenas benefícios.

Podem haver algumas desvantagens ao ativar o e-mail padrão / “pega-tudo” da sua conta:

Spam – serviços disseminadores de SPAM não se baseiam apenas em endereços de e-mail existentes, corretos e ativos. Alguns disparam lixo eletrônico para endereços sabendo que existe e alguns usam e-mail padrão / “pega-tudo”, ou porque é comum haver contas como contato@dominio.com.br e até para testar a existência de determinados endereços. Se não recebem uma mensagem de erro indicando que a conta não existe, possivelmente é uma conta ativa;
Consumo de espaço em disco – especialmente se não houver alguém que regularmente faça a manutenção, descartando SPAM e lixo eletrônico, mensagens irrelevantes e tudo o que não precisa ser mantido, com o passar do tempo pode-se consumir valioso espaço em disco do plano de hospedagem;
Aumento do processamento na conta – em particular quando há um script destinado a filtrar as mensagens e o volume de mensagens recebidas é muito grande, a quantidade de processos e processamento do plano, tende a aumentar;

Filtros de e-mail

Caso você acredite que as vantagens de habilitar o e-mail “pega-tudo” superam as desvantagens, é importante salientar que sua eficiência pode ser melhorada e, portanto, trazer ainda mais benefícios, se for combinado com filtros de e-mail.

Criamos um artigo bem detalhado sobre o que é filtro de e-mail, como e porque usar na sua conta, razão pela qual não explicaremos seus princípios aqui.

É possível criar filtros globais (que filtram as mensagens de todas as contas) ou apenas para a conta padrão / “pega-tudo”.

Seja qual for o caso, ao fazê-lo, automaticamente as mensagens recebidas estarão sujeitas aos benefícios que os filtros proporcionam.

Assim, pode-se escolher os diversos campos que uma mensagem contém (remetente, destinatário, assunto, responder para, corpo da mensagem, cabeçalho) e a partir deles, criar um conjunto de regras que ajudam a ter mais controle, organizar, automatizar ações e até minimizar as desvantagens, como diminuir o recebimento de SPAM.

Se por exemplo, há um conjunto de domínios que comprovadamente são disseminadores de SPAM / lixo eletrônico, pode-se criar uma lista com eles e descartar as mensagens.

Inclusive as principais ferramentas antispam, como é o caso do SpamAssassin, são na verdade um conjunto de filtros e regras que buscam identificar padrões comuns à maioria das mensagens de SPAM.

Como usar o e-mail “pega-tudo”?

Na maior parte dos serviços de hospedagem, o recurso e-mail padrão / “pega-tudo”, vem desabilitado por padrão, devendo ser ativado no painel de controle.

Há variações nos procedimentos e nas opções disponíveis a depender do painel de controle e, portanto, vamos nos restringir ao cPanel – usado na HostMídia e principais empresas do setor – e suas configurações mais comuns, de forma que se você usa um serviço diferente, é necessário que contate o suporte técnico da sua empresa para assessorá-lo.

No cPanel o recurso está agrupado junto às demais ferramentas de e-mail, sob o nome de “endereço padrão”. Ao clicar nele, há as seguintes possibilidades:

Dependendo do seu plano de hospedagem, você pode ter vários subdomínios e domínios adicionais e, portanto, o primeiro passo é definir qual será aquele para o qual o recurso está sendo habilitado. Note que em havendo mais de um, o procedimento deve ser realizado para cada qual se desejar;
A opção “Descarte o email enquanto o servidor o processa no momento do SMTP “ vem habilitada por padrão, o que significa que todas as mensagens para usuários não existentes, são devolvidas com uma mensagem de erro também padrão – “no such user here”. Se desejar, tal mensagem pode ser alterada por outra que julgar melhor, sem necessariamente habilitar o “pega-tudo”;
Marcando o checkbox seguinte (Encaminhar para o endereço de e-mail), automaticamente desmarca o anterior e permite preencher o campo de texto logo abaixo, com o endereço de e-mail que receberá as mensagens do “pega-tudo”. É conveniente criar uma conta para tal finalidade, tanto para não confundir com os e-mails corretamente endereçados, como para que se possa criar um conjunto de regras e filtros com finalidade própria;
Opções avançadas:
- Em vez de informar uma conta específica para o “pega-tudo”, é possível designar a conta de sistema ou conta padrão e que usa o mesmo usuário do cPanel. É uma conta que é criada automaticamente e que é usada por exemplo, para envios do formulário do site. Não recomendamos usá-la, pois além dela servir a outros tipos de propósito, seu acesso geralmente se dá pelo painel de controle, dificultando a sua administração;
- Pode-se também direcionar as mensagens do “pega-tudo” para um script na conta. Tal situação pode ser desejável e útil, se você tem condições de incluir um escrito em linguagem PERL ou PHP para realizar quaisquer tratamentos ou mesmo filtragens mais sofisticadas nas mensagens;
- A terceira opção, é simplesmente descartar a mensagem. Diferente da opção padrão e que na verdade devolve a mensagem para o remetente, informando que o usuário não existe, nessa opção a mensagem vai para a lixeira da conta.
Quaisquer alterações realizadas só terão efeito após clicar no botão “ALTERAR” no fim da tela.