5 Técnicas de produtividade para gestores multitarefas

Sua semana começa com um planejamento minucioso e prioridades claras, mas antes mesmo do almoço, tudo vira um grande caos, por conta de um problema com um cliente importante, com diversos de e-mails urgentes e cobranças de decisões por parte da sua equipe. No final do dia você se viu pulando de um incêndio para o outro e o resultado foi só estresse e pouquíssima dedicação ao que faz o seu negócio crescer.

Se você se identifica com esse cenário, a boa notícia é que o problema não é a sua capacidade, mas a falta de um sistema de produtividade que funcione na sua realidade.

Esqueça as teorias complexas. Nesse Guia Prático, vamos direto ao ponto, apresentando 5 técnicas comprovadas de produtividade, como por exemplo, Pomodoro, Kanban e a Matriz de Eisenhower e mostraremos exatamente como adaptá-las para um dia típico.

Chegou a hora de administrar bem o seu tempo e ganhar produtividade focando no que realmente importa!

Considerações iniciais importantes

Como você verá, algumas das técnicas apresentadas não estarão completas, porque como no caso da GTD, o seu emprego completo é pouco prático se pensarmos na realidade do gestor das micro e pequenas empresas (MPEs) e, portanto, precisaram ser adaptadas para o cenário desses negócios.

Também vale ressaltar que a ideia é combinar algumas das características e conceitos de cada uma, com o objetivo de potencializar o resultado final. Sendo assim, conceitos importantes da primeira delas – a Matriz de Eisenhower – são utilizados em conjunto com Pomodoro e Kanban, por exemplo.

No final, o profissional – que chamaremos de “gestor multitarefas” – que hoje se vê cercado de diversas tarefas que pouco contribuem para o efetivo crescimento da empresa, será capaz de empregar mecanismos bastante práticos para se tornar mais produtivo, especialmente no trabalho que é importante.

Vamos ao trabalho?

1. Matriz de Eisenhower – separando o Urgente do Importante

A Matriz de Eisenhower é, sem dúvida, uma ferramenta eficiente e um ótimo ponto de partida para quem precisa transformar uma lista caótica de tarefas, em ações objetivas.

Acima de tudo, é um instrumento prático que força você a enxergar a diferença entre o que requer sua atenção imediata (as coisas urgentes) e o que realmente constrói o futuro do seu negócio (as coisas importantes).

Para entender a fundo o conceito e a origem da matriz, confira nosso post "Urgente ou Importante? Uma visão estratégica sobre esse dilema de administração".

Os 4 Quadrantes e a ação do gestor

A matriz divide as tarefas do gestor em quatro categorias simples:

Adaptação da Matriz de Eisenhower para o “gestor multitarefas” (A “regra de ouro”)

O gestor multitarefas tem o desafio de escapar do Quadrante I (Bombeiro). Se o seu tempo é consumido nele, jamais dará atenção ao Quadrante II (Tempo da Qualidade), porque este contém as ações que podem ser postergadas (não urgentes).

Sua mudança de enfoque deve considerar:

• Bloqueio de agenda – diariamente, o seu objetivo principal deve ser AGENDAR pelo menos 1 hora ininterrupta para tarefas do Quadrante II. Essa é a única forma de garantir que o crescimento (ex: estratégias de Marketing, inovação, planejamento, etc) não seja deixado em segundo plano pelo tempo gasto nas urgências, especialmente as não importantes;

• Delegação / Automação Pró-ativa – não espere as tarefas do quadrante III – as distrações – surgirem para só então delegá-las a alguém. Antecipe-se e automatize as tarefas recorrentes (relatórios, respostas básicas) ou crie procedimentos operacionais padrão simples para que a sua equipe ou um assistente virtual possa lidar com elas sem interrompê-lo;

• Foco em resultados – a urgência tende a nos fazer pensar que mais tempo, significa mais resultados. Porém, a Matriz de Eisenhower destaca que o valor está na importância, e não na rapidez. Questione-se: “onde essa ação de hoje me levará daqui a 6 meses?”.

2. Técnica Pomodoro – garantindo seu foco contra o caos

A técnica Pomodoro é a aliada perfeita para o gestor multitarefas que precisa de foco profundo, mas só consegue encontrá-lo em pequenos momentos do dia.

Criada por Francesco Cirillo, a técnica se baseia no uso de um cronômetro para dividir o trabalho em blocos curtos e intensos de busca por concentração no trabalho, intercalados por pausas rápidas, com benefícios como:

• Aumenta o foco e a concentração;

• Reduz a procrastinação;

• Melhora a gestão do tempo;

• Promove equilíbrio.

O que é o Pomodoro na prática?

O ciclo tradicional do Pomodoro é simples:

• 25 minutos de trabalho ininterrupto e focado na tarefa escolhida;

• 5 minutos de pausa obrigatória e completa;

• Após 4 ciclos completos (cerca de 2 horas), realizar uma pausa longa de 15 a 30 minutos.

O segredo da eficiência, não está no tempo, mas na chamada “regra de ouro”: se você começar um Pomodoro e for interrompido (por um e-mail, telefone ou colega), o ciclo está "quebrado" e você deve recomeçar, ou seja, se você tiver disciplina, a concentração e a conclusão do trabalho estarão garantidas.

Adaptação do Pomodoro para o gestor (garantia de foco)

O gestor multitarefas, que lida com interrupções constantes e lida com a necessidade de apagar incêndios, não pode se dar ao luxo de "recomeçar" o ciclo a toda hora.

Sua adaptação deve ser mais flexível, mas ainda assim, rigorosa com o foco em:

O Pomodoro ensina que 15 minutos de foco puro valem mais do que uma hora de trabalho disperso. Use-o para conquistar pequenas vitórias de concentração ao longo de um dia caótico.

3. Kanban – mapeando e limitando visualmente o caos

Você já tentou gerenciar suas tarefas apenas por listas intermináveis? Para o gestor multitarefas, listas são estressantes porque não mostram o status ou a quantidade de trabalho acumulado. Alguns já se sentem desanimados só de olhar para o seu tamanho.

O Kanban, uma metodologia japonesa que significa "cartão visual" ou "sinal", resolve isso transformando sua lista em um mapa de fluxo de trabalho. É simples, é visual e incrivelmente eficiente para MPEs e freelancers.

Para uma visão mais ampla sobre a origem e o conceito dessa metodologia oriental, confira nosso post "Que lições de administração aprender com o Oriente?".

O que é o Kanban na prática?

Resumidamente, o método consiste em usar um quadro (que pode ser físico ou digital, por meio de ferramentas gratuitas como Trello ou Notion) dividido em colunas.

O modelo mais básico e ideal para a sua realidade é o de três colunas:

Adaptação do Kanban para o gestor (Regra W.I.P.)

O grande poder do Kanban não é somenta a visualização, mas sim forçar você a limitar o trabalho em termos de progresso (W.I.P. – Work in Progress).

O gestor tenta instintivamente ter 10 tarefas na coluna "Em Andamento". O Kanban o força a resistir a isso:

1. Limite o W.I.P. a 2 ou 3 – o limite W.I.P. é o número máximo de cartões que você pode ter na coluna "Em Andamento". Defina este limite para no máximo três tarefas por vez. Se a coluna estiver cheia, você é proibido de puxar uma nova tarefa da coluna "A Fazer", não importa o quão urgente ela seja;

2. Mantenha o foco no fluxo – a única meta é mover os cartões da esquerda para a direita o mais rápido possível. Ao invés de começar algo novo, a pressão visual do Kanban o incentiva a terminar o que já está aberto;

3. Use subtarefas para grandes projetos – projetos grandes (como "Lançar Novo Site") devem ser divididos em vários cartões menores e realizáveis ("Criar home page", "Revisar página de produtos"). O objetivo é manter o cartão "Em Andamento" o menor possível, facilitando o uso do Pomodoro para executá-lo;

4. Integração simples – use um único quadro digital para todas as suas responsabilidades (Administrativo, Vendas, Conteúdo). As tarefas do Quadrante II (Tempo da Qualidade) da sua Matriz de Eisenhower devem ser a prioridade na coluna "A Fazer".

O Kanban transforma a sobrecarga em clareza, ou seja, se uma coluna está cheia, o sistema está te avisando que é hora de parar de começar e começar a terminar.

4. Agrupamento de Tarefas – mais velocidade com menos troca de foco

Se o seu dia é uma coleção de interrupções, significa que você gasta muita energia apenas mudando o foco do que é feito. Dois minutos no e-mail, depois no desenvolvimento, depois no financeiro. Esse custo de troca é um ladrão silencioso do seu tempo, porque a cada troca, você tem que se reconcentrar no novo assunto.

O Agrupamento de Tarefas (Task Batching) é a técnica que resolve isso.

A ideia é simples. Junte tarefas semelhantes e faça todas de uma vez. Isso permite que seu cérebro trabalhe em "modo de linha de montagem", ganhando velocidade e reduzindo a fadiga mental.

O que é o Agrupamento de Tarefas na prática?

Em vez de responder a um e-mail toda vez que ele chega ou fazer uma postagem de mídia social sempre que tiver uma ideia, você cria blocos específicos para essas atividades, como por exemplo:

Adaptação do Agrupamento para o gestor (O "filtro de ruído")

A beleza do Agrupamento para o gestor de uma MPE, é que ele atua como um filtro de ruído e se encaixa perfeitamente no Bloqueio de Tempo (ou Time Blocking) no seu calendário.

O Bloqueio de Tempo é a prática de agendar um horário específico no calendário para uma determinada tarefa (ex: 14h às 15h: "Responder todos os e-mails"), em vez de apenas listar a tarefa. Isso transforma o seu dia de uma lista de desejos para um cronograma de compromissos.

Veja como aplicar isso:

1. Proteja os blocos de foco – você deve usar o Pomodoro dentro dos seus blocos de Agrupamento. Por exemplo: O bloco de 90 minutos de "Comunicação Passiva" é dividido em três Pomodoros de 25 minutos. Isso garante a execução concentrada de todo o lote de respostas;

2. Use a regra do "Agora Não" – quando surgir uma interrupção não urgente (lembre-se do Quadrante III da Matriz de Eisenhower), treine-se para anotá-la rapidamente (capturá-la) e reservar a sua execução para o próximo bloco de Agrupamento apropriado.

• Exemplo: chegou um e-mail de um fornecedor. Em vez de abrir, você anota "Responder Fornecedor X" e deixa para o bloco de "Comunicação Passiva" da tarde. Você "captura" o item e o "coloca na lista" de um lote futuro;

3. Agrupe tarefas rápidas e rotineiras – se você tem 5 tarefas pequenas do tipo "revisar relatórios" ou "enviar memorandos", agrupe-as em um único cartão no seu Kanban chamado "Tarefas Administrativas Rápidas" e resolva-as em um Pomodoro de 25 minutos.

O Agrupamento de Tarefas é o passo fundamental para transformar seu dia, saindo do modo "reativo" (respondendo ao que aparece) para o modo "proativo" (executando o que foi planejado).

5. GTD (Getting Things Done) adaptado – aliviando a sobrecarga mental

O método GTD (Getting Things Done, ou Fazendo as Coisas, em tradução direta), de David Allen, é o sistema de produtividade mais completo que existe, buscando organizar tarefas para torná-las gerenciáveis. Contudo, implementá-lo por inteiro é impraticável para quem gerencia uma MPE.

A boa notícia é que o princípio mais poderoso do GTD é também o mais simples e essencial para você, pois a sua cabeça é feita para ter ideias, não para guardá-las.

O que é o GTD na prática (O essencial)?

Em vez de tentar se lembrar de tudo que precisa ser feito, o GTD exige que você estabeleça um Sistema de Coleta Confiável e realize uma Revisão Semanal mínima.

A. O Sistema de coleta (onde anotar?)

Este sistema é a sua "caixa de entrada" de ideias, interrupções, tarefas urgentes ou promessas. Ele precisa ser único e acessível em 5 segundos.

B. A Revisão Semanal (O alívio mental)

Este é o momento de descarregar a mente e reconectar com o planejamento. Semanalmente, reserve um bloco de 30 minutos (do seu Quadrante II) para:

1. Limpar o sistema – esvazie seu anotador (o app de notas);

2. Revisar o Kanban – mova as tarefas paradas da coluna "Em Andamento" para a coluna "A Fazer" se não puder finalizá-las;

3. Avaliar a próxima semana – verifique o calendário e o Kanban para garantir que as tarefas mais importantes (Quadrante II) já estão agendadas usando o Time Blocking ou Pomodoro Temático.

Adaptação final do GTD para o gestor (menos é mais)

Para o gestor, o GTD não é sobre rotular cada pedaço de papel, mas sim sobre alívio mental. Ao transferir a sobrecarga mental para um sistema confiável, você libera o seu cérebro para tarefas de raciocínio complexo (como a Matriz de Eisenhower ou o design do seu site).

Não tente se organizar no momento da captura. Apenas capture e processe rapidamente.

Conclusão

Você chegou ao final deste guia com cinco ferramentas práticas para transformar o caos em controle. Lembre-se: ser um gestor multitarefas é inevitável, mas ser um empreendedor caótico não é. O segredo não é trabalhar mais horas, mas sim aplicar organização e disciplina aos momentos de foco e limites às interrupções.

Com a Matriz de Eisenhower para priorizar, o Kanban para mapear, o Pomodoro para focar, o Agrupamento de Tarefas para ganhar velocidade e o GTD Adaptado para aliviar a mente, você tem o sistema completo para gerenciar seu ativo mais valioso – o seu tempo.

Comece pequeno, escolha uma técnica hoje e transforme o seu dia.